ตู้เอกสารเหล็ก
ตู้เอกสารเหล็ก
ตู้เอกสารเหล็ก – เหมาะกับพนักงานราชการและสำนักงานเอกชนที่มีเอกสารต้องจัดเก็บในปริมาณมากและเก็บไว้เป็นเวลานาน รวมถึงการเก็บเอกสารไว้อย่างเป็นความลับเพราะตู้ทึบและถูกทำลายได้ยาก ที่สำคัญคือประหยัดต้นทุนเรื่องตู้ไปได้มากกว่าตู้ชนิดอื่น และหากต้องการใช้ในบ้านก็เหมาะกับการเก็บเอกสารสำคัญไว้ในห้องส่วนตัวหรือห้องเก็บของเพราะไม่เหมาะกับการตั้งโชว์ ตู้เอกสารเหล็ก
ข้อดี
- แข็งแรงทนทานใส่เอกสารหนักๆ น้ำหนักมหาศาลได้อย่างไม่ต้องกลัวว่าจะพัง
- เก็บเอกสารด้านในได้อย่างมิดชิดเพราะเป็นตู้ทึบ
- ราคาไม่สูง หาซื้อได้ง่าย
- รูปแบบการใช้งานของตู้เหมาะกับผู้จัดซื้อหรือผู้ประกอบการที่อยากลดต้นทุนเรื่องตู้เอกสาร
ข้อเสีย
- ดีไซน์ไม่เหมาะกับการตั้งโชว์
- เสี่ยงการเกิดสนิม
การเลือกซื้อตู้เก็บเอกสาร
แม้ว่าความนิยมของการเก็บเอกสารแบบอิเลคทรอนิกส์จะเพิ่มมากขึ้น แต่ในหลาย ๆ สำนักงานก็ยังคงต้องใช้ตู้เก็บเอกสารอยู่ การเลือกซื้อตู้สักใบไม่ใช่แค่เลือกว่าต้องการกี่ลิ้นชัก ซึ่งการพิจารณาเลือกซื้อที่ดีจะมีผลคือแทนที่จะได้ระบบจัดเอกสารที่ดูเรียบร้อย คุณอาจจะยังต้องมีเอกสารกองพะเนินอยู่บนโต๊ะอยู่ดี ปัจจัยที่ควรจะนำมาพิจารณานั้นก็คือพื้นที่ของสำนักงาน ขนาดและชนิดของเอกสารที่จัดเก็บ รวมถึงประสิทธิภาพในการผลิต
ชนิดของตู้เอกสาร
ตู้เอกสารในปัจจุบันนั้น แบ่งออกได้เป็นสองชนิดด้วยกันคือ ตู้เอกสารแบบแนวตั้ง และตู้เอกสารแบบแนวนอน ตู้เอกสารแบบแนวตั้งเป็นรุ่นดั้งเดิมที่ใช้มาตั้งแต่สมัยแรกๆ มีตั้งแต่ 2-5 ลิ้นชัก ซึ่งมักใช้เก็บเอกสารขนาดจดหมาย หรือ ขนาด Legal ไว้ที่ด้านหน้าของลิ้นชัก ตู้เอกสารอีกชนิดหนึ่งคือ ตู้เอกสารแนวขวาง ซึ่งกว้างกว่าธรรมดามาก ทำให้สามารถเก็บเอกสารจากด้านหน้า หรือเก็บจากข้างหนึ่งไปยังอีกข้างหนึ่งได้ ซึ่งตู้ประเภทนี้ไม่ลึกเท่าตู้เอกสารแนวตั้ง และสามารถที่จะใช้เป็น ฉากกั้น (Partition) ได้ในเวลาเดียวกัน
ตู้เอกสารแนวตั้ง โดยมากจะเหมาะกับสำนักงานที่มีพื้นที่กำแพงน้อย ถึงแม้ว่ามันจะเก็บเอกสารได้ไม่มากเท่าตู้แนวขวางแต่ก็กินเนื้อที่น้อยกว่า และลิ้นชักมีความลึก 15-28 นิ้ว โดยประมาณ
ตู้เอกสารแนวขวางจะยืดหยุ่นกว่าในเรื่องของการจัดเก็บ เราสามารถเก็บเอกสารขนาด Legal และ Letter ได้ในลิ้นชักเดียวกัน ในขณะที่ตู้แนวตั้งต้องเลือกอันใดอันหนึ่ง ลิ้นชักของตู้ประเภทนี้ก็มักจะใหญ่กว่า และสามารถเก็บเอกสารได้มากกว่าตู้ตั้งมาตรฐานได้ถึง 1/3 เท่า และมีความกว้างโดยเฉลี่ยตั้งแต่ 36 – 42 นิ้ว
คุณภาพของตู้เอกสาร
ข้อบ่งชี้อย่างแรกของตู้เอกสารที่มีคุณภาพดีก็คือ ถึงแม้ว่าเราจะวางเอกสารไว้เยอะ น้ำหนักมาก ตัวยึดลิ้นชักจะต้องรับน้ำหนักได้ และเปิด / ปิดได้อย่างไม่ติดขัด
จุดเด่นด้านความปลอดภัยก็เป็นอีกเรื่องที่ควรให้ความสนใจ เราควรจะมองหากลไกที่ช่วยป้องกันไม่ให้ลิ้นชักเกยหรือกระทบกันเวลาที่เปิดออกมาหลายตัวพร้อมกัน ตู้ที่มีคุณภาพจะใช้ลิ้นชักที่มีน้ำหนักสมดุลกัน และมีตัวล๊อกด้านในให้เปิดลิ้นชักได้ครั้งละ 1 ตัวเท่านั้น
ตู้เอกสารนั้น ยิ่งใช้งานมากเท่าใด ก็จะยิ่งเกิดความเสียหายได้มาก ตู้ที่ใช้วัสดุเหล็กที่มีคุณภาพดี หนา และทนทานจะสามารถต้านทานความเสียหายของตู้เอกสารได้ทั้งภายนอกและภายใน
ความต้านทานต่อไฟ และแรงกระแทก
ได้มีการทดสอบพิเศษเกี่ยวกับการทนไฟและแรงกระแทกโดยห้องทดลองของบริษัทประกันภัยแห่งหนึ่ง ซึ่งบอกว่าตู้เอกสารจะสามารถทนไฟที่ประมาณ 1700 degree และที่ความร้อนได้ในอุณหภูมิต่ำกว่า 350 F ภายในหนึ่งชั่วโมง ยิ่งกว่านั้น ตู้บางใบยังสามารถป้องกันได้แม้กระทั่งแผ่นดิสก์และเทป ซึ่งจะต้องเก็บในอุณหภูมิต่ำกว่า 125 degree อีกด้วย
ตัวเลือกอื่น ๆ ในการจัดเก็บเอกสาร
หากคุณมีพื้นที่จำกัด แต่มีเอกสารที่ต้องการจัดเก็บมาก คุณอาจใช้ระบบกลไกเพื่อประหยัดพื้นที่ เช่น ตู้เอกสารแบบลูกรอก ซึ่งจะสามารถเก็บเอกสารได้ในประมาณมาก เมื่อต้องการหยิบหรือวางเอกสาร ก็เพียงแต่หมุนลูกรอกหรือแยกมันออกให้เกิดช่องว่าง
อีกทางเลือกหนึ่งคือ ชั้นวางอิสระแบบเปิด ซึ่งเป็นชุดของชั้นวางที่จะวางเรียงข้าง ๆ กันหรือซ้อน ๆ กันก็ได้ ด้วยความที่มันไม่มีอะไรปิด ทำให้เราสามารถหยิบเอกสารได้ง่าย และชั้นวางลักษณะนี้ราคาไม่แพง หากคุณคิดจะขยายเพิ่มทีหลัง
สำหรับการเก็บเครื่องมือหรือเอกสารสำคัญ ตู้เซฟน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะหากซื้อเป็นตู้เก็บเอกสาร คุณจะต้องเพิ่มเงินเพื่อให้มันทนไฟและแรงกระแทก
ราคา
ต้นทุนของตู้เอกสารนั้นขึ้นอยู่กับวัสดุที่ใช้ จำนวนลิ้นชัก รูปทรงและตัวล๊อกลิ้นชัก เช่น ตู้เอกสารสองลิ้นชักจะถูกกว่าตู้เอกสารห้าลิ้นชัก ตู้เอกสารแนวขวางราคาอาจจะแพงกว่าแบบแนวตั้ง ถ้าทนไฟและแรงกระแทกได้ ราคาก็แพงขึ้นอีก
เคล็ดลับในการเลือกซื้อ
ซื้อตู้เอกสารที่เข้าชุดกับเฟอร์นิเจอร์อื่น ๆ ผู้ผลิตส่วนใหญ่จะผลิตตู้เอกสารหลากหลายรูปแบบ สี และ วัสดุ เพื่อให้เข้ากันได้กับเฟอร์นิเจอร์อื่น ๆ ตรวจสอบความกว้างภายในลิ้นชัก
ตู้เอกสารบางใบอาจจะกว้างกว่าปกติ ซึ่งเหมาะสำหรับคนที่ชอบวางแฟ้มทีละมาก ๆ และควรจะรู้ว่าต้องการลิ้นชักที่จุได้มากที่สุดเท่าใด
หลีกเลี่ยงการแขวนแฟ้ม
การแขวนแฟ้มอาจจะทำให้ดูเกะกะ ควรมองหาตู้ที่ด้านข้างของลิ้นชักสูง ไม่มีรางแขวน
ประหยัดเงินด้วยการซื้อตู้เอกสารใช้แล้ว เพราะวัสดุที่ใช้ผลิตตู้เอกสารสมัยก่อนจะมีคุณภาพดี แต่ต้องตรวจสอบเสียงรบกวนหรือรอยขีดข่วนต่าง ๆ
